Politique de confidentialité

Protection des données personnelles · Dernière mise à jour : 4 août 2026

Deux points restent à préciser, tous deux relatifs au sous-traitant qui produit les réponses de l'IA : la localisation exacte du traitement et l'encadrement contractuel du transfert hors Union européenne. Ils seront renseignés d'après l'accord de traitement des données, avant l'ouverture du service à une commune. Le reste de ce document est à jour et applicable.

AideMairie accorde une importance particulière à la protection des données personnelles, d'autant que ses utilisateurs sont des collectivités publiques manipulant elles-mêmes des données d'administrés. La présente politique explique quelles données sont traitées, pourquoi, sur quelle base légale, avec qui elles sont partagées et quels droits vous pouvez exercer. Elle est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD, UE 2016/679) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (Informatique et Libertés).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via le site et l'application AideMairie est :

Éditeur : Baptiste Ruin, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial AideMairie — immatriculation en cours, numéro SIREN publié ici dès son attribution.
Adresse postale : 2 rue Vauban, 59100 Roubaix, France
Contact : contact@aidemairie.fr
Délégué à la protection des données (DPO) : aucun DPO n'est désigné. Cette désignation n'est pas obligatoire ici (art. 37 du RGPD) : l'éditeur n'est pas un organisme public, et son activité n'implique ni suivi à grande échelle des personnes, ni traitement à grande échelle de données sensibles. Les demandes relatives aux données personnelles sont à adresser au contact ci-dessus.

Précision importante : lorsqu'une commune saisit dans AideMairie des données concernant ses administrés (dossiers, contacts, actes), la commune reste responsable de traitement de ces données au sens du RGPD, et AideMairie agit en qualité de sous-traitant pour son compte. Cette relation est encadrée par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD, annexé aux conditions générales de vente. Il est remis à la commune avant toute souscription et signé avec elle : aucune donnée d'administré n'est traitée sans ce contrat.

2. Données collectées

Catégorie	Exemples	Origine
Identité de la commune	Nom, code INSEE, code postal, département, population, coordonnées de la mairie	Saisie à l'inscription / base publique INSEE
Compte utilisateur	Nom de l'élu ou de l'agent, fonction, adresse e-mail, mot de passe (chiffré)	Saisie à l'inscription
Données de gestion	Dossiers, tâches, agenda, budget, actes, contacts saisis par la commune	Saisie par l'utilisateur
Questions à l'IA juridique	Le texte des situations soumises pour avis	Saisie par l'utilisateur
Données techniques	Journal de connexion, adresse IP, type de navigateur	Automatique (sécurité, prévention de la fraude)

AideMairie ne collecte aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD à des fins de profilage, et ne procède à aucune revente de données.

3. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale (RGPD)
Fournir le service (compte, gestion, IA juridique)	Exécution du contrat (art. 6-1-b)
Sécurité, prévention des abus, journalisation	Intérêt légitime (art. 6-1-f)
Facturation et obligations comptables	Obligation légale (art. 6-1-c)
Amélioration du service et support	Intérêt légitime (art. 6-1-f)
Envoi d'informations sur le service	Consentement, retirable à tout moment (art. 6-1-a)

4. Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées d'AideMairie et aux prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service :

Hébergement : OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France. Serveur situé au centre de données de Gravelines (Nord, France). Les données de gestion communale ne quittent pas le territoire français.
Fournisseur du modèle d'IA : les questions soumises à l'IA juridique sont transmises à Anthropic PBC pour générer la réponse. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles.
Localisation : ce traitement a lieu aux États-Unis, donc en dehors de l'Espace économique européen.
Encadrement du transfert (art. 44 et suivants du RGPD) : les échanges avec Anthropic relèvent de ses conditions commerciales, qui incorporent son accord de traitement des données (Data Processing Addendum). Anthropic déclare recourir aux clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46 du RGPD) et, le cas échéant, aux décisions d'adéquation (art. 45).
Ce qui est transmis : le texte de votre demande, le nom de votre commune et son département (nécessaires pour situer la règle applicable), et, si vous en déposez, les documents que vous joignez comme contexte de la question.
Ce que cela implique concrètement : n'écrivez dans l'IA que ce qui est nécessaire à la question posée. Une situation se décrit sans nommer les personnes — « un administré », « une parcelle », « une entreprise » suffisent à obtenir un avis utile. Ce qui n'est pas transmis n'a pas à être protégé.

Aucune donnée n'est cédée ou louée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

5. Durée de conservation

Données de compte et de gestion : conservées tant que le compte est actif, puis supprimées 12 mois après la résiliation. Ce délai laisse à une commune le temps de récupérer ce dont elle a besoin, y compris après un changement d'équipe municipale.
Données de facturation : conservées 10 ans (obligation comptable).
Journaux de connexion : conservés 12 mois, puis supprimés.

À la résiliation, la commune peut exporter l'intégralité de ses données depuis l'application (menu « Historique ») avant leur suppression.

6. Sécurité

Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée (hachés). Les échanges entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS/TLS). L'accès aux données est restreint aux seules personnes habilitées. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, l'éditeur en informera la CNIL et les personnes concernées conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Pour les exercer, écrivez à contact@aidemairie.fr Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, conformément à l'article 12 du RGPD. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ; vous en êtes alors informé dans le mois.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, www.cnil.fr.

8. Cookies et stockage local

Le fonctionnement d'AideMairie repose principalement sur du stockage local (localStorage) strictement nécessaire au service, et non sur des cookies publicitaires ou de suivi. Le détail figure dans la Politique de gestion des cookies.

9. Modifications

La présente politique peut évoluer. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.

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