Secrétaire général de mairie : missions, recrutement et outils du poste

Dans une commune rurale, une seule personne tient la comptabilité, l'état civil, l'urbanisme, les marchés, les élections et le conseil municipal. Le poste le plus polyvalent de la fonction publique est aussi le plus difficile à pourvoir.

Mis à jour le 4 août 2026 · Synthèse rédigée par l'équipe AideMairie · Ce guide est un document de travail, il ne remplace ni une consultation juridique ni le contrôle de légalité.

Le secrétaire de mairie est, dans les communes de moins de 2 000 habitants, l'unique agent de la structure administrative. La loi n° 2023-1380 du 30 décembre 2023 a consacré cette réalité en retenant l'appellation de secrétaire général de mairie pour ces communes, et en ouvrant des voies d'accès et de formation adaptées.

Ce que recouvre réellement le poste

Un secrétaire général de mairie assure, souvent seul et à temps non complet :

• La préparation et le suivi du conseil municipal : convocations, dossiers, rédaction des délibérations, procès-verbal, télétransmission au contrôle de légalité, publicité des actes.
• La comptabilité et le budget : préparation du budget primitif et du compte administratif, mandats et titres, relations avec le comptable public, suivi des subventions.
• L'état civil : naissances, reconnaissances, mariages, décès, PACS, livrets de famille, recensement citoyen.
• L'urbanisme : réception et enregistrement des demandes, suivi des délais, affichage, liaison avec le service instructeur mutualisé.
• Les ressources humaines : paie, carrières, arrêtés individuels, temps de travail.
• Les élections : liste électorale, commission de contrôle, bureaux de vote.
• La commande publique et le suivi des travaux.
• L'accueil des administrés, qui occupe en pratique une part majeure de la journée.

C'est cette polyvalence qui rend le poste difficile : chaque domaine a son formalisme, ses délais et sa sanction propre. Un délai de convocation raté, un mandat mal imputé, un acte non publié : autant de sujets sans rapport les uns avec les autres, tous à tenir la même semaine.

Le cadre statutaire

Le secrétaire général de mairie relève de la fonction publique territoriale, généralement sur un grade de catégorie B ou C (rédacteur, adjoint administratif), parfois A dans les communes les plus importantes de la strate. La loi de 2023 a notamment :

• retenu l'appellation de secrétaire général de mairie dans les communes de moins de 2 000 habitants ;
• prévu un plan de formation qualifiante et un dispositif de promotion interne propre à ces agents ;
• ouvert des modalités de recrutement dérogatoires pour répondre à la pénurie.

La pénurie, et ce qu'une commune peut faire

Les départs en retraite massifs et la difficulté à remplacer un poste isolé et à temps non complet laissent de nombreuses communes sans secrétaire pendant des mois. Les leviers réels :

• La mutualisation : un secrétaire partagé entre plusieurs communes, par convention ou via un service commun de l'intercommunalité.
• Le service de remplacement du centre de gestion, qui met à disposition des agents pour les absences et les vacances de poste.
• L'apprentissage et les contrats de projet, pour former en interne.
• L'attractivité du poste : régime indemnitaire, temps de travail regroupé sur des journées entières plutôt que des demi-journées éclatées, télétravail partiel sur les tâches de production documentaire.
• L'outillage : c'est le levier le plus rapide, et le seul qui ne dépende pas du marché de l'emploi.

Les outils qui font gagner du temps

Le risque le plus sous-estimé d'une commune rurale n'est pas juridique, il est humain : quand

le secrétaire part, la mémoire des dossiers part avec lui. Tout ce qui est écrit et

consultable réduit cette dépendance.

Une journée type, et où passe le temps

Sur une semaine de 35 heures, l'accueil et le téléphone occupent régulièrement un tiers du temps. La production documentaire — actes, courriers, comptes rendus — en occupe un autre tiers. C'est cette seconde part qui est compressible : une trame juste, des visas corrects et une relecture assistée transforment une demi-journée de rédaction en une heure de vérification.

Pour aller plus loin

• Loi n° 2023-1380 du 30 décembre 2023 visant à revaloriser le métier de secrétaire de mairie
• CNFPT — formations des secrétaires de mairie